Agenzia delle Entrate e Corrispettivi distributori automatici. Fuga dall’ADE!
In Italia la parola “Agenzia delle Entrate” si abbrevia in ADE, ovvero il dio greco del regno dei morti. Sarà un caso? Io non credo!
L’ade, è un regno di dolore e lacrime. Direi proprio che non è un caso.
Ai giorni nostri con la nostra cultura, potremmo avvicinare “l’ade” agli inferi. L’infermo del fisco italiano o il fisco italiano è un inferno!
Una valle lacrime versate insieme ai contributi, ed una burocrazia spesso desolante.
Discorsi infernali a parte, oggi vediamo come affrontare l’abbinamento Agenzia delle Entrate e Distributori automatici.
Non andrò nei dettagli burocratici. Per quelli ti consiglio di sentire un commercialista. Qui vedremo come e cosa devi fare per stare in regola con i corrispettivi e censire i distributori automatici in modo corretto.
Nel gergo tecnico parliamo di corrispettivi, o corrispettivi vending o ancora corrispettivi DA. Ognuno li chiama a modo suo, l’unica certezza è che parliamo sempre di corrispettivi telematici da inviare per forza entro 30 giorni nell’ade…Ehm pardon volevo dire all’Agenzia delle Entrate.
Cos’è un corrispettivo telematico per i distributori automatici?
I corrispettivi vending sono l’equivalente di uno scontrino/ricevuta. In formato file elettronico e non cartaceo.
Tutte le attività hanno l’obbligo di rilasciare scontrino o ricevuta fiscale e di comunicarle per via telematica. Tramite un registratore di cassa telematico o altro dispositivo certificato AdE (smartphone o palmari ad esempio).
Per invio telematico si intende un dispositivo con certificato AdE installato, capace di inviare dati e in comunicazione con i server AdE via internet.
L’aliquota Iva dei corrispettivi è al 10% considerata come “somministrazione”. Anche se un DA potrebbe vendere solo dispositivi elettronici per dire.
Il mondo del vending, ancora non riesce ad essere inquadrato come una realtà a sé. Fluttua sempre in regolamenti vicini ad altri settori complementari all’ambito di utilizzo. Un continuo vagare nelle zone grigie per gli addetti ai lavori. Il tutto bianco o tutto nero è un lusso.
La frequenza di invio dati non importa. Può essere giornaliera, o settimanale, oppure più volte alla settimana, ma non giornaliera. Come preferisci tu.
L’importante è non andare oltre i 30 giorni dall’ultima comunicazione o dal primo censimento del distributore automatico. Altrimenti comparirà l’avviso sui server di mancata comunicazione entro i termini stabiliti dalla legge.
E qui veniamo al primo punto. Il censimento DA.
Per velocizzare scrittura e lettura, d’ora in poi userò il termine DA per indicare distributore automatico ed il termine AdE per l’agenzia.
Cos’è il censimento DA o Distributore Automatico per l’Agenzia delle Entrate?
- Si tratta di identificare all’interno della macchina un dispositivo MASTER (principale).
- Assegnare al MASTER una matricola (a tuo piacere) da abbinare alla matricola DA
- Esporre fuori dal distributore automatico, un adesivo AdE con QR da scansionare per leggere “la carta di identità fiscale” del DA.
Ogni DA censito sarà considerato come una cassa/registratore di cassa telematico a sé. Quindi 10 DA = 10 casse.
Ora approfondiamo tutto punto per punto.
Il MASTER è un dispositivo di accettazione pagamenti, che tiene conto di tutti i flussi di denaro in entrate ed uscita dal distributore automatico con una “porta” di rilevazione dati (irda, bluetooth, wifi, LTE, ecc…).
esempio di porta irda rilevazione master su gettoniera/rendiresto (in rosso)
Possiamo paragonare il MASTER al contabile di un’azienda. Colui in possesso dei numeri dei movimenti monetari. Nei DA questo contabile si trova sotto forma di sistema di pagamento.
Quali sono i dispositivi che accettano pagamenti sul distributore automatico?
- Gettoniere o Validatore/ Rendiresto
- Lettori di banconote
- Dispositivi Pos (cashless)
- Sistemi di chiavette elettroniche (cashless)
- Sistemi basati sulle App (cashless)
- Il distributore automatico stesso
In questa lista di dispositivi, chiunque può essere MASTER. Dovrai scegliere tra uno di questi dispositivi a tua disposizione, renderlo MASTER ed abbinargli un numero di matricola a tuo piacimento.
Per fare un esempio, nel caso tu avessi un solo distributore, la matricola potrebbe essere semplicemente 1.
Se avessi più distributori potrebbe essere un codice matricola del tipo 0001. Poi in modo sequenziale andare a censire tutti gli altri come 0002, 0003 ecc…fino ad arrivare all’ultimo DA in tuo possesso.
Oltre ad assegnare matricole, dovrai riempire un minimo di anagrafica dell’azienda, e del DA. Lo vediamo tra poco nella parte del QR code.
Il MASTER va abbinato alla matricola originale o alla matricola che tu hai assegnato al DA per motivi tuoi di gestione/gestionale aziendale. Fatta l’associazione matricola DA + matricola MASTER, potrai inviare i dati al server AdE per il censimento e trovare sul loro sito, il tuo DA censito nello stato ATTIVO.
A questo punto il distributore automatico si definisce CENSITO.
Ora devi solo stampare ed incollare il codice QR apposito per ogni distributore, scaricabile sia dal sito AdE, oppure direttamente dal gestionale (se ne hai uno) specifico per il vending. Ogni DA ha il suo codice QR.
I dati presenti nel QR code del censimento distributore automatico AdE sono:
- Partita Iva e Nome azienda titolare del DA
- Matricola MASTER/DA del censimento
- Geolocalizzazione DA (va compilata un’anagrafica cliente tra cui l’indirizzo da cui si ricavano i punti GPS della posizione).
- Tipologia DA (Food, No Food, Food No Food, Non disponibile)
- Tipo di sistema di comunicazione (MBD, Executive, altro)
Esempio di scansione qr code agenzia entrate distributori automatici
Per mandare il DA dallo stato ATTIVO a “IN SERVIZIO”, basterà fare la prima rilevazione dati sul MASTER ed inviarli con l’apposito dispositivo certificato. Tempo 3-4 minuti e lo stato cambia in modo automatico e permanente. Salvo cambio stato in modo manuale fatto da te sul sito AdE, ma ne parliamo più avanti.
Vari stati per i dispositivi disponibili al portale AdE
Comunicazione Matricola DA creata da noi assegnata in modo sequenziale (come mostrato prima) + Rendiresto come sistema MASTER a cui sono collegati “a cascata” tutti gli altri sistemi di pagamento accessori (in MDB nel linguaggio tecnico). Protocollo comunicazione: executive.
Tutti i sistemi di pagamento accessori, inviano i propri dati d’incasso alla Rendiresto che svolge la funzione di “contabile” essendo il MASTER.
Tutti i dati presi in carico dalla rendiresto, sono comunicati ad ogni scassettamento tramite il nostro cellulare certificato AdE.
Cellulare e rendiresto comunicano tramite la porta infrarossi (irda) presente sulla stessa, grazie ad un dispositivo apposito chiamato blue-red (converte il segnale irda in bluetooth per lo smartphone)
Cosa accade qui?
La rendiresto invia tramite infrarossi, un pacchetto di informazioni contenente tutti i movimenti di cassa al cellulare che tramite connessione 3G, 4G, 5G o Wifi, comunicherà tale pacchetto di informazioni al server dell’agenzia delle entrate.
Per questo si parla di Corrispettivi Telematici.
Consiglio: non tutte le rendiresto hanno la porta irda, ma tale porta può essere inserita in un secondo momento se la tua rendiresto ne è sprovvista. Non serve cambiare completamente la gettoniera o rendiresto nella maggior parte dei casi.
Noi abbiamo scelto di utilizzare come MASTER la rendiresto, ma questo non ti vieta di scegliere come MASTER un sistema di chiavette elettroniche per esempio (come fanno quasi tutti i gestori vending con grandi parchi macchine), o il distributore automatico in se.
La cosa fondamentale è definire un MASTER, dargli una matricola e farlo comunicare con un dispositivo certificato per l’invio dati all’agenzia entrate. Fine.
Il dispositivo di invio è necessario perché il DA non comunica salvo quelli più recenti con wifi e sviluppi futuri delle tecnologie per i corrispettivi DA.
I dispositivi più comuni per l’invio sono:
- smartphone
- palmari specifici per la distribuzione automatica
- corrispettivi manuali (inviati a mano dal titolare o tramite web o tramite programma/app apposita)
I corrispettivi manuali sono un caso limite. La zona grigia del vending come dicevo nella parte iniziale. In pratica è un’auto dichiarazione di incasso e, come tale, palesa tutti i limiti del caso per quanto riguarda l’evasione fiscale o la dichiarazione del falso.
Di regola vale solo per MASTER sprovvisti di porte di comunicazione. Avere MASTER con porta di comunicazione, ma inviare corrispettivi a mano è un grosso rischio al controllo della guardia di finanza.
Questa storia ha i giorni contanti in quanto siamo in un fase transitoria. Fase in cui alla scadenza (non si capisce bene ancora la data) tutti dovranno passare al MASTER con porte di comunicazione. Mai più corrispettivi manuali.
I sistemi di pagamento vanno sempre censiti, anche se invii i corrispettivi a mano. Come indicato qui nell’articolo. AdE vuole sapere quanti DA con la capacità di incassare denaro hai e dove sono allocati.
I corrispettivi manuali, sono un caso frequente per le lavanderie a gettoni (soprattutto per le macchine cambia monete/gettone).
Oppure in quelle aziende dove l’attività principale viene svolta in negozio, ma viene messo a disposizione per i clienti un DA con gli stessi prodotti o prodotti diversi dell’attività stessa da vendere.
Essendo l’attività già regolarmente avviata e registrata, in questo caso il corrispettivo manuale lo si fa battendo lo scontrino fiscale alla cassa telematica (censita) con aliquota Iva al 10%.
Come puoi ben immaginare anche qui siamo nella zona grigia…ovvero se il DA incassa 100€, nulla vieta al titolare di battere scontrino 50€. Ci siamo capiti no?
Consiglio: su un’attività già avviata, l’aggiunta di un DA come forza lavoro per le vendite, potrebbe richiedere l’aggiornamento codice ATECO della visura camerale. Parlane col tuo commercialista.
Dopo tutta sta roba tecnica, facciamo due chiacchiere sul discorso della gestione fiscale dei distributori automatici per concludere l’articolo. Pesante la questione eh?
La gestione corrispettivi e dichiarazioni, è davvero molto semplice e ridotta all’osso. Questo è un ottimo motivo a mio parere per lavorare con i DA. Perché il MASTER gestisce tutto il flusso di informazioni e tu devi solo inviarle in pochi secondi.
Non hai nulla di contabilità da gestire realmente lato fisco se lavori solo con i distributori automatici. Da una parte hai i costi sulla fatturazione elettronica, dall’altra hai i ricavi sui corrispettivi DA.
Una volta inviate queste informazioni, il tuo commercialista e te stesso/a, avrete in tempo reale tutti gli incassi disponibili al sito AdE. Nessun documento da mantenere e gestire, o scontrino da scansionare/consegnare a mano al commercialista. Sta tutto sul sito AdE.
Tre click ed hai tutta la situazione contabile macchina per macchina. Questo a mio parere è un modo di lavorare col fisco davvero a bassissimo stress/preoccupazioni.
Sai sempre di essere in regola, e puoi dimostrarlo in modo altrettanto semplice.
La burocrazia fiscale in Italia sappiamo bene quanto è complessa. Tantissimi imprenditori non hanno la minima idea di cosa accade nel mondo del fisco e nel server dell’AdE. Lasciano tutto in mano al commercialista.
“Che lo pago a fare sennò”
Ok, ma poi se ci sono problemi sempre il titolare ne deve rispondere…occhio lo scaricabarile non funziona.
Un vero imprenditore, non deve essere per forza un fiscalista. Di certo è una figura che deve avere sotto controllo gli aspetti su cui la propria azienda sta in piedi. Conto economico in primis.
Tenere sotto controllo i corrispettivi DA, è alla portata di tutti. Qualsiasi persona in grado di accedere al sito AdE ed aprire una pagina web può capire la propria situazione senza particolari difficoltà o titoli di studio.
Fine dell’articolo. Finalmente!
Qui in basso farò un sunto dei punti salienti e una serie di domande e risposte stile FAQ su argomenti attinenti al censimento MASTER ed ai Corrispettivi.
Se hai altre domande, lascia un commento qui all’articolo, in modo da poterlo tenere aggiornato nel tempo, anche grazie al tuo aiuto! Oppure se hai gradito l’articolo, faccelo sapere con un commento.
Ricorda il termine massimo entro cui inviare i corrispettivi di 30 giorni dal primo censimento, oppure dall’ultimo invio dati.
I corrispettivi nel vending sono tutti al 10% di Iva
Il MASTER per il prelievo dati da inviare è solo uno.
Non dichiarare/certificare i DA al fisco equivale alla pena dell’evasione fiscale. Con tutti i problemi che ne derivano. Stessa cosa per la dichiarazione del falso con i corrispettivi manuali.
Gli stati di lavoro del DA vanno gestiti o dal sito AdE macchina per macchina, oppure dal tuo programma gestionale vending cambiando stato al DA. Ci penserà il programma via internet a comunicare tale variazione al sito AdE.
Se per svariati motivi il tuo DA lavora in modo stagionale, dovrai comunicare l’interruzione di servizio sempre all’AdE. O in generale dovrai comunicare tutte le interruzioni di servizio del DA oltre i 30 giorni del termine massimo.
Bisogna procedere alla disattivazione DA. La procedura è molto semplice (o forse no?). Entra nel sito AdE:
FATTURAZIONE ELETTRONICA – CORRISPETTIVI – RICERCA DISPOSITIVI – SELEZIONA IL DA DI INTERESSE – CAMBIA STATO – DISATTIVAZIONE.
Ti verrà chiesto di indicare la causa della disattivazione e poi successivamente, quando tornerà il momento di rimettere a lavoro il DA, basterà fare la stessa operazione qui indicata, ma selezionando RIATTIVAZIONE SISTEMA MASTER.
Esempi di disattivazione: il DA è stagionale presente in uno chalet al mare (lavora 3-4 mesi l’anno). Oppure se presente in una scuola con la solita chiusura estiva di 2 o 3 mesi.
Se vai in vacanza/ferie per una o due settimane, non serve fare tutto questo. Ricorda: il termine massimo di invio dei corrispettivi è di 30 giorni.
Il MASTER da sostituire va messo fuori servizio. Sempre sul sito AdE:
FATTURAZIONE ELETTRONICA – CORRISPETTIVI – RICERCA DISPOSITIVI – SELEZIONA IL DA DI INTERESSE – CAMBIA STATO – FUORI SERVIZIO.
Indica la causa della dismissione, e procedi col censimento del nuovo sistema MASTER che andrà a sostituire quello danneggiato o in riparazione.
Il DA va dismesso. Sempre come nei casi qui sopra, prima disattivi il MASTER magari per abbinarlo su un altro DA, poi login sito AdEi:
FATTURAZIONE ELETTRONICA – CORRISPETTIVI – RICERCA DISPOSITIVI – SELEZIONA IL DA DI INTERESSE – CAMBIA STATO – DISMISSIONE.
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